設置した機器から、交換の見積もりまでひと続きに
お悩み1
見積もり・請求の基幹システムとExcel、社内の情報共有ツールに分かれ、同じ顧客・案件情報を重ねて入力している。登録漏れや更新のずれも出やすい。
お悩み2
見積書・請求書は紙で回覧し、どこで止まっているかを確かめる手間がかかる。工事の依頼も紙のやり取りが続いている。
お悩み3
品質の管理項目が増えて、現場の負担が重くなっている。業務はすべて紙のままで、採用も難しい。
給湯器などの温水機器は、設計上の標準使用期間が8〜10年とされています（日本ガス石油機器工業会）。プロワンなら顧客・現場に機器をひもづけ、製造年月日やこれまでの仕事の履歴をその場で確かめられます。交換の見積もりは、テンプレートから選ぶだけで作れます。
今までは修理から機器の入替になった際に、修理担当は見積もり業務に不慣れであったため、営業担当への案件引継ぎを行っていました。プロワンでは見積もりテンプレートをうまく活用することで要点を押さえることができ、ワンストップの営業活動というのも促進できました。
九州ガス株式会社第一営業部 松尾様
値引きや高額の見積もりに上長の承認が要ると、承認のために事務所へ戻ることになりがちです。プロワンなら見積書をそのまま承認に回せ、承認する側も外出先からスマホで対応できます。見積書には電子署名の欄を置け、双方が署名すれば契約の締結まで済みます。
請負契約書についても、以前はExcelで作成していたため、お客様情報等の入力が重複作業となっていました。一方、プロワンではある程度自由にレイアウトを作り込め、登録されているデータもそのまま利用できるため、プロワンでの作成に移行しました。
九州ガス株式会社総務部 前田様
活用する機能
ガス・エネルギー事業の案件管理システムを、資料でもっと詳しく
画面のイメージや導入の流れをまとめた資料を、無料でダウンロードできます。
売り上げの情報は、お使いの会計ソフトに連携できます。設備工事の川崎設備工業様は、基幹システムとプロワンをAPIで連携し、二重入力をなくしています。つなぎ方は使っているシステムによって変わるので、事前にご相談ください。
九州ガス様は、案件一覧の絞り込みと並び替えで「『受付から見積もりを提出するまでが遅くないか』『見積もりを出した後のフォローがなされているか』などの、今まで管理できていなかった部分についても確認できるようになりました」と話しています。決めた条件に当てはまる案件は、日次・週次でメールに通知できます。
機器を顧客・現場にひもづけて登録すると、製造年月日や、その機器で行った仕事の履歴を確かめられます。案件の画面から機器を登録すれば、納入先の現場や設置日も一緒に残ります。
阪和様は、品質基準がとても高い原子力チームから導入しました。「厳しい項目管理を網羅できれば民間や火力はクリアできるだろうと判断し、一番難しいところから始めました」と話し、1年後に全社へ広げる予定です。
九州ガス様は「社内では既存システムに加えて新しくプロワンが入ることに最初は戸惑いもあり、皆苦戦していましたが、3日間のトレーニングや録画資料など、手厚いサポートに助けられました」と話しています。
同じ業種の企業様が、プロワンで業務改善を実現しています。
