繁忙期に一気に増える原状回復を、漏れなく回したい
退去が重なる春は、立会から見積もり、オーナーの承諾、工事まで、何十もの部屋が同時に動きます。プロワンなら部屋ごとの案件をフェーズごとのカンバンに並べ、進み具合をひと目で確かめられます。「見積書の発行から1週間」のような条件で通知も送れます。
各部署でいうと、見積書などを作成するにあたり画面の見やすさと進捗管理機能、リマインド機能を活用して案件情報の正確な管理とそれに対する催促をして業務のスピード感を上げていくことが出来ると思っています。
不動産（賃貸管理・原状回復）の案件管理システム
原状回復の見積もりは、オーナーの電子署名で承諾まで
- 原状回復の案件を進み具合で並べる
- 協力会社の見積書をAIで読み取る
- オーナーの署名状況を確認する
賃貸管理の原状回復と修繕で、こんなお悩みありませんか？
お悩み1
入学・卒業の時期は、膨大な原状回復工事を2、3日で終わらせる必要がある。過密な日程のなかで、対応漏れや遅れが出ないか気が抜けない。
お悩み2
工事概要・業者向けの見積書・オーナー向けの見積書・発注書と、アプリが4つに分かれている。協力会社とのやり取りも散らばり、連絡ミスが起きる。
お悩み3
上場でJ-SOXへの対応が厳しくなり、1つの工事が終わるたびに最低3つの書類へ同じような内容を書いている。PDFの印刷も増えた。
賃貸管理・原状回復の仕事に合わせた、4つの使い方
協力会社の見積もりから、オーナー向けの見積もりと発注書を手早く作りたい
原状回復の見積もりは、協力会社の金額に自社の利益を乗せて作り直すのが一般的です。プロワンなら協力会社の見積書をAIが読み取って原価にし、「掛け率を150%に」と指示すれば単価まで明細に入ります。承諾が取れたら、同じ明細から発注書を作れます。
- 見積もり1件 約30分→約20分
- 見積もりの提出 2.5〜3日→1.5〜2日
リフォーム業務では、見積書作成、発注、ファイル管理、協力会社とのチャットを中心に活用しています。これまでアプリごとに分散していた業務が、案件単位で1つの画面に集約されたので非常に見やすくなりました。
シマダハウス株式会社リフォーム担当 伊藤様
オーナーの承諾と社内の承認を、紙に頼らず記録に残したい
原状回復はオーナーの承諾を得てから発注し、上場企業ならJ-SOXに沿った社内の承認の記録も欠かせません。プロワンなら見積書を社内で承認してから署名欄を置いてオーナーに依頼でき、署名済みのPDFと合意締結証明書がメールで届きます。
その点複雑なことを教えなくて良くなり、顧客対応、オーナー対応がおざなりにならないこと、簡易的に見積もりを作れて、簡易的に提案できること、そして簡易的にJ-SOX法の基準に則ったフローができることが魅力だと思います。
活用する機能
1部屋で何十枚も撮る写真を、容量を気にせず現場から共有したい
原状回復では、退去時・施工前・施工後と1部屋で何十枚もの写真を撮ります。プロワンならスマホの写真を現場からすぐにアップロードでき、容量に上限はありません。写真や書類は案件にひもづき、建物や部屋ごとに修繕の履歴をたどれます。
他には1現場あたり200枚くらいの写真を撮るのですが、それがひと月に200現場となると写真容量に制限があったりすると厳しく、プロワンのシステムにはそれがないのも魅力です。
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よくある質問
- 今使っている賃貸管理システムの代わりになりますか？
なりません。プロワンは、賃貸管理システムと併せて使う前提のシステムです。家賃の管理や送金、入居者の募集・契約、退去の精算は、今お使いの賃貸管理システムのままお使いください。プロワンが受け持つのは、原状回復・修繕の見積もりから発注、工事、請求までの流れです。ランドネット様も「厳密には経理関係は社内のシステムが出来上がっているので、工事完了までの工程で活用しています。」と話しています。
- 協力会社とのやり取りも、プロワンでまとめられますか？
シマダハウス様は、協力会社に職人用のライセンスを発行し、見積もり・発注・チャットを案件ごとの画面でやり取りしています。「何より大きいのは、チャット欄が案件ごとに1つに統一されたことです。」と話しています。電子受発注を使えば、協力会社はアカウントがなくても専用のポータルから受注や請求のやり取りができます。
- 内部統制（J-SOX）に合わせた承認の流れは作れますか？
見積書や請求書をそのまま承認に回せ、承認前の書類はメール送信・印刷・ダウンロードを制限できます。申請ごとのステータスと、誰の承認で止まっているかも一覧で確かめられます。ランドネット様は、上場にともなうJ-SOXへの対応をきっかけにシステムの導入を検討し、プロワンを選んでいます。
- 写真が多くても、容量は足りますか？
ランドネット様は1現場あたり200枚ほどの写真を撮り、ひと月に200現場ほどを扱っています。今の案件数と写真の枚数を、課金や契約の更新なしで管理しています。
- 繁忙期に案件が一気に増えても、漏れなく回せますか？
リマインドは任意のタイミングで通知を設定でき、案件の停滞や対応漏れを防げます。ユーミーClass様は、入学と卒業に伴う原状回復を2、3日という短い期間でこなすなかで、リマインド機能と進捗管理機能を使って案件の管理と催促をしています。
不動産の導入事例
同じ業種の企業様が、プロワンで業務改善を実現しています。
賃貸管理・建物管理
株式会社ユーミーClass 様
課題 工事管理システムが法改正に対応できず、繁忙期の原状回復で対応漏れや遅れが心配だった。 導入効果 リマインドと進捗管理で、案件の管理と催促が簡単に
マンションの原状回復
株式会社フロンティア 様
課題 現場写真を載せるために帰社が必要で直帰できず、システムをまたぐ転記も多かった。 導入効果 写真は現場からアップロード。直帰できる体制に多くの企業様にご導入いただいています
