定期もスポットも、ひとつの予定表で漏れなく
お悩み1
担当者が代わると、お客様の情報まで消えてしまう。契約書や作業の履歴が、紙と個人の記憶にしか残っていない。
お悩み2
定期の清掃・点検を毎月ひとつずつ手で登録し、誰が行くかはLINEで個別に連絡している。
お悩み3
「今日来てほしい」に即答できず、折り返しているあいだに他社に決まってしまう。
法律で周期が決まった点検や清掃が、物件ごとに重なるのがビルメンテナンスの予定です。プロワンなら物件ごとの定期契約に開始日と頻度を入れるだけで作業予定がまとめて作られ、急なスポット作業も同じ予定表に並びます。割り当てはドラッグ&ドロップで変えるだけです。
1つの建物に重なる、法定の周期の例
建築物衛生法施行規則・消防法にもとづく周期。対象や回数は建物によって異なります。
月単位で案件を登録しておいて、後から具体的な日付を振り分けていく作業も格段に楽になりました。以前は紙に書き出して修正テープで消しながら調整していたのが、今はドラッグ&ドロップで簡単に変更できます。
活用する機能
清掃の箇所や回数を積み上げる見積もりは、担当者の経験で金額がぶれがちです。プロワンなら過去の見積書を明細の言葉で検索でき、「トイレ」と入れれば大便器・小便器などの明細をそのまま呼び出せます。単価は価格表から入り、新しい担当者でも同じ基準で作れます。
過去の見積書を複製したり、価格表機能ですぐに単価を呼び出せるので、誰でもスピーディーで正確な見積もりが作れます。
活用する機能
管理会社や元請けからの「この日に来られる？」「あの現場の書類がほしい」に、予定表と書類の束を確かめてから折り返していないでしょうか。プロワンなら予定・書類・写真・対応の履歴が案件にひもづくので、物件名で探せばその場で答えられます。
今はすべてのマニフェストデータをプロワンの案件情報に紐づけているので、現場名で検索すれば一瞬でヒットします。そこからデータをダウンロードしてメールでお送りするまで、5分もかかりません。
活用する機能
人件費や資材費が上がるなか、どの取引先・どの事業で利益が出ているかが見えないと、単価の見直しを切り出せません。プロワンなら見積もり・発注・請求がそのまま集計され、元請け別・事業別の売り上げをグラフで確かめられます。原価を入れれば粗利も追えます。
これまで毎日1.5時間かけていた集計作業が、プロワンのレポート機能でボタン1つ、完全に自動化されたのです。
活用する機能
ビルメンテナンス業の案件管理システムを、資料でもっと詳しく
画面のイメージや導入の流れをまとめた資料を、無料でダウンロードできます。
できます。ラ・ユニーク様は清掃・警備・設備・建設の事業をプロワンで管理し、全体の状況をレポートでいつでも確かめています。大阪マルカン様も、清掃・解体・産廃の内訳を分けて、事業ごとの売り上げを把握しています。
ありません。定期契約に開始日・終了日・実施頻度を設定して「契約中」にすると、仕事日程と請求書がまとめて作られます。自動更新を有効にすれば、次の契約も内容を引き継いで作られます。
ラ・ユニーク様は40〜50代の社員が多く、ITに不慣れな方もいましたが、今では全員が自分で案件を登録しています。
大芝水工様も、自由度が高すぎるシステムで一度挫折しています。業種に合わせた型がありながら柔軟に変えられる点と、定期的な打ち合わせのサポートで、運用を定着させました。
大芝水工様は、支店ごとに担当するマンションが異なる管理会社様の案件を、どのマンションでどの作業をしているかまで一元管理しています。過去の経緯も履歴として残ります。
同じ業種の企業様が、プロワンで業務改善を実現しています。
ビルメンテナンス
清掃・産業廃棄物収集運搬
給排水設備の清掃・維持管理
点検や保守など継続する仕事の日程と請求書を、契約単位でまとめて作成します。
工事スケジュール、担当者の稼働予定、作業進捗をリアルタイムで管理できます。
直感的な操作で見積書を作成。過去データからの引用も簡単です。
発注書・請書・納品書などの書類を一元管理し、取引先とのやりとりをデジタル化します。
請求書の発行、支払管理、入金状況の確認が可能。手作業を減らします。
売上や工事原価などのデータを自動集計し、経営判断のスピードを向上させます。
